Privacyverklaring

Algemeen

Judoschool Ippon Buggenhout vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Judoschool Ippon Buggenhout vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

 

Als Judoschool zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens zoals hierboven naast het logo vermeld.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

 

Je persoonsgegevens worden door Judoschool Ippon Buggenhout vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Vlaamse Judofederatie (uitvoering overeenkomst)

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Judoschool Ippon Buggenhout vzw (uitvoering overeenkomst)

  • Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

  • Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grond)

  • In het kader van de organisatie van sportpromotionele activiteiten (contractuele grond)

  • Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (contractuele grond)

  • Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor PR-doeleinden (contractuele grond)

  • Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (gerechtvaardigd belang)

  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

  • In kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)

  • Voor publicitaire doeleinden (clubwebsite, sociale media, pers, ...) (gerechtvaardigd belang, toestemming).

 
3. Welke gegevens verwerken we?

 

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (zie hoofdstuk “Waarom verwerken wij persoonsgegevens”) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum, GSM en/of telefoonnummer, e-mailadres

  • Rijksregisternummer (voor vrijwilligerscontract)

  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname)

  • Gevoelige gegevens: gegevens die relevant zijn voor het veilig beoefenen van de judosport (o.a. fysieke en geestelijke beperkingen), dieet en andere bijzondere vereisten i.v.m. gezondheid in geval van organiseren evenementen met maaltijden.

 
4. Wie verwerkt de gegevens?

 

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via Google Drive)

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);

  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

 

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

 

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

 
5. Verstrekking van gegevens aan derden -verwerkers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)

  • Subsidiërende overheden

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte

 
6. verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)

  • Subsidiërende overheden

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)

 

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

 

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte

 
7.  Bewaartermijn

 

Judoschool Ippon Buggenhout vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Judoschool Ippon Buggenhout vzw verbindt zich ertoe de persoonsgegevens niet langer bij te houden dan de club (vzw) bestaat.

 
8. Beveiliging van de gegevens

 

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Judoschool Ippon Buggenhout vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen;

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

 
9. Je rechten omtrent je gegevens

 

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via secretaris.ipponbuggenhout@gmail.com kan je ons hiervoor contacteren.

 

Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Dit kan bij afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij vragen jou om hiervoor jouw identiteit mee te brengen naar de dojo. Dit kan ook via de website of e-mail. Om hierbij jouw identiteit te controleren vragen wij jou om een kopie van jouw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

 

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

 

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 
10. Klachten

 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

 
11. Wijziging privacyverklaring

 

Judoschool Ippon Buggenhout vzw kan haar privacy statement steeds wijzigen.

Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website en in onze dojo. Je kan de laatste versie van onze privacyverklaring steeds terugvinden op de website.

De laatste wijziging gebeurde op 12 september 2019